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晨科文档管理系统,真正实现“资料变资产”

 文档一体化,是在信息时代的背景下提出的一种新型文档管理模式。

它将相对分散独立的文件管理和档案管理组成一个有机整体进行统筹管理,通过运用信息和网络技术进行公文处理和档案信息存储、控制、加工和传世,以实现对公文和档案管理的整体优化。

图纸文档分离带来大量的弊端,造成大量失控的具有重要价值的账外文件。在档案信息化进程的发展中,文件档案一体化是必然趋势和发展方向。

晨科文件档案管理系统,就是将目前档案工作现实中,各机关相对独立分散的文件管理和档案管理统一成一个有机整体。它打破了原有文件与档案分治的状态,从而解决了信息时代传统文书档案的管理体制、管理模式、管理手段不相适应的问题,有利于提高文档管理的整体绩效

任何一个文件都是具有其特定的“生命周期”。在文件生命周期理论中指出,文件从产生形成到最终销毁或作为档案永久保存,是一个完整的“生命过程”。在整个过程中由于各阶段有其不同的价值、作用和特点,各阶段的文件存在着与之相对应的保管地点和存放方式。

文件和档案在时间上是前后相继的,前一阶段的文件板式的规格统一、处理程序的完备程度,直接影响着下一阶段档案的整理、鉴定和利用。因此文件和档案的管理,要从整体出发,统一规划、统一安排。

而晨科文件档案管理系统,就是在文件信息输入初期,使文件和档案同时处于文档信息管理的大系统内,将文件的现实使用阶段和暂时保存阶段揉合。使原来相互独立但又在不少具体环节上相互雷同的两个管理系统,从组织制度到具体程序真正交融在一起。再采取计算机辅助管理等手段,在文件管理完毕随时随地进行文件的整理归纳,实现文档的一次输入,多次输出,从而提高文件管理和档案管理的工作效率。利用晨科文档一体化管理系统,加强了对文件管理的超前控制,保证了档案质量,减少了档案部门的工作程序,改变了档案部门事后监督指导的被动局面,使档案工作流程科学化、合理化。

无纸化办公的进一步普及,使文件处理和档案管理两个阶段的工作可以紧密联系起来。

晨科文件档案管理系统,依据统一的标准,遵循统一的规范,将文件从形成、运转、处理、管理到档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各个环节有机结合起来,组成一个统一的系统,从文件的产生到运转的每一个环节,都规范着档案工作的具体要求。

晨科文件档案管理系统,适用于行政、企事业单位在收发文件和档案管理的各个环节。晨科在满足文件档案一体化管理的同时,还研发了各类管理软件,人事管理系统、渠道分销管理系统、销售管理系统、资产设备管理系统、客户管理系统、仓储管理系统、行政OA……从商务、财务、销售到服务各个领域,满足企事业单位工作中的各环节问题,从而实现文书与档案工作的信息共享,再信息接入的第一个环节即可规范衔接纳入一整套管理体系中。同时,晨科文件档案管理系统,具有高达95%以上的OCR文字识别技术,即使是图片文件也能快速搜索,形成自动索引。文件的全类型支持,方便使用者在线预览,无论是文字、图像还是声音、视频,都能获得完整存储。

晨科文件档案管理系统,具备手机APP移动管理功能,大大解放了使用者在不同场景下的使用需求。不管是文件档案的查询,还是文档的在线预览、在线借阅,都可以实现利用手机随时随地进行操作。

晨科文件档案一体化管理,不仅节省了大量人力和时间,而且提高了工作效率,实现文件档案管理的集中控制,增强文档管理的衔接流程。实现资料从采集、编目、存储、归档到发布、检索、再利用的全流程应用,安全高效,部署灵活,使用简单,为用户搭建一个真正意义上的音像资料馆,变资料为资产!

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